sistem informasi management 1 (SIM1)

1.    Tugas softskill

1.  Mengapa informasi menjadi sumber utama bagi suatu organisasi ??dan jelaskan fungsi SIM bagi management suatu organisasi ??

Jwb :

 Karena informasi Salah satu bentuk sumber daya utama dalam suatu organisasi yang digunakkan oleh manager untuk mengendalikan organisasi tersebut dalam mencapai suatu tujuan.

2. 2.Apa yang anda ketahui tentang CBIS(KOMPUTER BASED INFORMATION SYSTEM) ??bagaimana CBIS membantu manajemen dalam proses pengambilan keputusan ??bagaimana pula jika CIBS ditetapkan dalam bidang pendidikan??apakah perlu dilakukan penyesuaian??

JWB :

Pengertian CBIS Computer Based Information System (CBIS) atau yang dalam Bahasa Indonesia disebut juga Sistem Informasi Berbasis Komputer merupakan sistem pengolah data menjadi sebuah informasi yang berkualitas dan dipergunakan untuk suatu alat bantu yang mendukung pengambilan keputusan. Istilah-istilah yang terkait dengan CBIS adalah data, informasi, sistem, sistem informasi dan basis komputer.

Sistem Informasi “berbasis komputer” mengandung arti bahwa komputer memainkan peranan penting dalam sebuah sistem pembangkit informasi. Dengan integrasi yang dimiliki antar subsistemnya, sistem informasi akan mampu menyediakan informasi yang berkualitas, tepat, cepat dan akurat sesuai dengan manajemen yang membutuhkannya. Secara teori, penerapan sebuah Sistem Informasi memang tidak harus menggunakan komputer dalam kegiatannya. Tetapi pada prakteknya tidak mungkin sistem informasi yang sangat kompleks itu dapat berjalan dengan baik jika tanpa adanya komputer. Sistem Informasi yang akurat dan efektif, dalam kenyataannya selalu berhubungan dengan istilah “computer-based” atau pengolahan informasi yang berbasis pada komputer.

Agar suatu lembaga pendidikan dapat bersaing dengan lembaga pendidikan lain dalam memperkenalkan produk yang dimilikinya kepada konsumen diberbagai belahan dunia, maka dibutuhkan suatu sistem informasi yang tepat agar dapat memberikan petunjuk aktual tentang kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh setiap komponen dalam lembaga pendidikan tersebut. Sistem informasi yang tepat, tentunya akan menghasilkan informasi yang cepat, akurat dan dapat dipercaya. Informasi yang cepat, akurat dan dapat dipercaya tersebut sangat diperlukan dalam rangka pengambilan keputusan keputusan strategis lembaga pendidikan untuk dapat semakin maju dan bersaing di lingkungan yang penuh gejolak ini.

Tentu saja harus dilakukan penyesuaian dalam menerapkan CBIS dalam bidang pendidikan. Setiap bidang memiliki karakteristik masing-masing yang berbeda antara satu dengan yang lainnya. Pendidikan memiliki jenjang, tingkatan, sumber daya manusia, sarana dan prasana maupun anggaran pendidikan. Bila CBIS diterapkan maka database maka knowledge base harus disesuaikan agar manajemen dapat mengambil keputusan.

BAB XIV PENGEMBANGAN MANAJEMEN DAN ORGANISASI

BAB XIV

PENGEMBANGAN MANAJEMEN DAN ORGANISASI

Seperti telah banyak di utarakan dalam bab-bab sebelumnya, lingkungan  organisasi selalu berubah-ubah setiap waktu. Organisasi yang menyadari keadaan dinamis ini akan lebih peka terhadap segala perubahan yang terjadi di luar organisasi dibandingkan dengan organisasi yang acuh tak acuh terhadap perubahan lingkungan. Dengan kepekaan tersebut, organisasi tidak hanya akan lebih cepat mengadakan reaksi, tetapi juga melakukan antisipasi untuk menyesuaikan tujuan, strategi, kebijaksanaan, taktik serta desain dan struktur organisasinya pada situasi yang berubah. Organisasi yang baik adalah organisasi yang melihat ke depan dan mempersiapkan untuk itu. Organisasi harus melakukan forecast dan estimasi situasi lingkungan, agar lebih cepat tanggap dan dapat bersiap-siap sebelumnya terhadap perubahan lingkungan. Suatu cara penting untuk menghadapi keadaan diatas adalah mengembangkan dan melatih para menajer agar mereka mampu utuk mengatasi berbagai masalah, permintaan (tuntutan) dan tantangan baru.

KEBUTUHAN PENGEMBANGAN EFEKTIF

Identifikasi perubahan lingkungan

          Perubahan politik dan hukum mempengaruhi kegiatan organisasi. Kebijaksanaan pemerintah berupa peraturan yang menyangkut pemasaran, produksi, penjualan saham, pemburuhan, perpajakan, dan lain-lain setiap kali berubah, sehingga organisasi harus selalu menyesuaikan diri terhadap perubahan ini. Di samping itu, pemerintah pada hakekatnya merupakan penanam modal serta konsumen terbesar dewasa ini. Pemerintah dengan pengeluaran-pengeluarannya, serta pemilikan organisasi untuk menjalankan proyek-proyek, menentukan kehidupan organisasi.

          Perubahan sosial juga perlu diperhatikan organisasi. Jumlah penduduk, angkatan kerja, kesempatan kerja, pengangguran, dan pendidikan menentukan kuantitas serta kualitas calon karyawan yang diperlukan organisasi, sehingga organisasi perlu mengadakan penyesuaian di dalam menarik personalia. Dengan berubahnya budaya masyarakat dari yang tak materialistis ke yang materialistis, organisasi perlu menyesuaikan strategi organisasi pemasarannya, dan banyak contoh lain yang dapat dijumpai dalam praktek.

          Demikian pula perubahan keadaan pertahanan dan keamanan harus slalu dikaji. Negara yang stabil, kokoh, dan kuat memungkinkan pemerintah unuk berorientasi ke luar, artinya segi export merupakan prioritas, dan strategi pertahanan dari keamanan merupakan penjaminan kelancaran ekspor, yaitu segi keamanan lalu lintas hubungan luar negeri, terutama melalui laut. Hal ini akan mengakibatkan perindustrian perkapalan meningkat, dan selanjutnya menimbulkan perubahan sektor industri yang diutamakan, misalnya kayu, besi baja, elektronika, dan lain-lain yang bersangkut-paut dengan kemaritiman

          Situasi internasional pun perlu diantisipasi. Perkembangan teknologi, adanya perusahaan multinasional, dana pinjaman antar pemerintah, hubungan antara organisasi domestik dengan organisasi internasional dan lain-lain akan mempengaruhi dan merubah struktur organisasi, karena hal ini memang merupakan kebutuhan. Apabila manajemen tidak tanggap terhadap perubahan, maka organisasi tidak akan mampu menghadapi situasi kompetitif yang semakin terasa. Keluwesan organisasi dan tindakan adaptif merupakan suatu hal yang mutlak harus ada.

MENHAYATI KEBUTUHAN PENGEMBANGAN

          Program latihan dan pengembangan perlu dilakukan analisis terhadap organisasi itu sendiri, analisis jabatan dan analisis tenaga kerja agar dapat ditentukan kebutuhan yang harus dipenuhi dalam program latihan dan pengembangan. Analisis terhadap organisasi, baik jangka pedek maupun jangka panjang. Penentuan seta penghayatan tujuan akan menciptakan kesatuan pendapat di antara para anggota organisasi, dan apabila perubahan diinginkan tujuan sudah di nalarkan pada program latihan dan pengembangan yang diadakan. Ini dapat menimbulkan kemungkinan timbulnya perbedaan, karena adanya satu bahasa di antara para anggota.

          Analisis jabatan perlu dilakukan karena dengan analisis ini manajer dapat mengetahui kegiatan atau tugas apa saja yang dilakukan oleh para anggota di dalam organisasi. Dalam hal ii perlu pula diantisipasi kemungkinan perubahan tugas para anggota menyadari sebelumnya apa yang akan terjadi bila memang nantinya perlu dilakukan perubahan organisasi.

          Analisis tenaga kerja juga perlu dilakukan untuk mengetahui kemampuan dan hasil kerja para karyawan pada saat ini, sehingga apabila nantinya diperlukan penyesuaian organisasi dan tugas-tugas karena perubahan teknologi, dan lain-lain, organisasi sudah siap dengan program latihan dan pengembangan untuk meng upgrade kemampuan anggota.

          Jadi dengan program latihan dan pengembangan organisasi dapat meningkatkan kemampuan para anggotanya. Ini kemungkinan karena melalui program latihan dan pengembangan kita dapat mengharapkan terjadinya

1.    Pengalihan informasi

2.    Pengembangan sikap

3.    Penambahan kemampuan

Dengan pemberian kesempatan latihan dan pengembangan organisasi akan dapat memotivasi para anggotanya untuk selalu menyesuaikan diri dengan tujuan organisasi, dan mendorong mereka untuk selalu memberi umpan balik dan membiasakan diri menerapkan pengetahuan teoritis dan praktis yang doperoleh dalam pengembangan dan latihan

PENYEBAB KEGAGALAN PENGEMBANGAN MANAJEMEN

       Berbagai kegagalan program-program pengembangan manajemen ini dapat disebabkan oleh pendekatan latihan yang tidak sistematik. Berikut beberapa masalah dan agar dapat dihindari kesalahan-kesalahan yang memakan biaya :

1.       Berbagai upaya pengembangan mungkin tidak mendukung pencapaian tujuan-tujuan organisasi.

2.       Upaya pengembangan mungkin menekankan pada program bukan hasil.

3.       Pengembangan hanya diperuntukkan bagi karyawan-karyawan tertentu.

DASAR PEMIKIRAN PENDEKATAN TEORI MANAJEMEN OPERASIONAL PADA LATIHAN DAN PENGEMBANGAN

       Pendekatan teori manajemen-operasional pada program latihan dan pengembangan adalah suatu pendekatan situasional yang mengintegrasikan berbagai prinsip, konsep, teori dan pengetahuan keperilakuan dengan praktek-praktek manajemen untuk mencapai hasil-hasil optimum. Pendekatan ini didasarkan pada anggapan-anggapan sebagai berikut :

1.    Para manajer puncak harus secara aktif mendukung program. Dukungan manajemen puncak adalah esensial untuk latihan dan penerbangan.

2.    Latihan dan pengembangan harus melibatkan para manajer pada semua tingkatan.

3.    kebutuhan-kebutuhan latihan dan pengembangan bervariasi.

4.    Kebutuhan-kebutuhan latihan dan pengembangan menentukan metoda-metoda.

5.    Teori dan praktek harus dipadukan.

PROGRAM LATIHAN DAN PENGEMBANGAN

       Secara umum program ini adalah menambah pengetahuan, mengembangkan sikap, mengembangkan ketrampilan para anggota terutama untuk menghadapi perubahan, menimbulkan motivasi, dukungan, umpan balik, dan memadukan penerapan teori dan praktek secara psikomotorik.

                             Penilaian kebutuhan-kebutuhan

                  

                   Tujuan-tujuan latihan dan pengembangan

          Isi program                                                prinsip-prinsip belajar

TEKNIK-TEKNIK LATIHAN DAN PENGEMBANGAN

       Latihan dan pengembangan on the job bisa berupa

1.    Intruksi kerja

2.    Rotasi jabatan

3.    Pemberian petunjuk (coaching)

4.    Magang (apprenticeship atau assistantship), dan

5.    Pimpinan bayangan (junior boards).

Sedangkan latihan dan pengembangan off the job dapat dilakukan dengan

1.    teknik-teknik pemberian informasi yang terdiri dari studi sendiri dengan modul-modul presentasi video, kuliah, penggunaan film dan televise, konperensi buatan dan studi khusus.

2.    program-program perilaku yang terdiri dari studi kasus,vertibule training, permainan peranan (role playing), simulasi, belajar yang diprogramkan, dan penggunaan laboraturium.

3.    dalam praktek biasanya suatu organisasi menggunakan berbagai teknik atau metoda latihan dan pengembangan yang dikombinasikan atau secara berselang-seling sesuai dengan kebutuhan.

Pemanfaatan dan penilaian

1.       motivasi yang ingin di capai, baik menyangkut keaktifan anggota maupun partisipasi anggota.

2.       dukungan anggota, yaitu kemampuan dan kemauan anggota memberikan umpan balik

3.       stimulus dimana hal ini tergantung pada bahan yang diberikan, apakah menimbulkan kreativitas atau tidak.

4.       reaksi yaiu apakah akan menghasilkan sifat psikootorik atau tidak.

Apabila proses latihan dan pengembangan berjalan dengan baik akan menimbulkan :

1.      meningkatkan produktivitas anggota baik kuantitas maupun kualitas kerja.

2.      meningkatkan kemandirian seseorang dalam melaksanakan tugasnya

3.      menambah stabilitas dan keluwesan organisasi

4.      meningkatkan semangat kerja

PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA

       merupakan cara yang efektif untuk menghadapi beberapa tantangan. Tantangan-tantangan tersebut mencakup keusangan karyawan, perubahan-perubahan sosioteknis dan perputaran karyawan. Dengan menangani tantangan-tantangan itu, organisasi dapat memelihara sumber daya manusia yang efektif.

          KEUSANGAN KARYAWAN, keusangan (obsolescence) terjadi bila seorang karyawan tidak lagi mempunyai pengetahuan atau kemampuan untuk melaksanakan pekerjaan secara baik. Keusangan dapat terjadi secara drastis dan cepat. Keusangan merupakan akibat dari perubahan dalam diri individu, tetapi lebih sering merupakan hasil kegagalan seseorang untuk menyesuaikan diri dengan teknologi baru, prosedur-prosedur baru, atau perubahan-perubahan lain. Untuk menghindari masalah keusangan karyawan ini organisasi hendaknya menggunakan prgram-program pengembangan secara proaktif. Bila program-program dirancang secara reaktif maka akan kurang efektif dan lebih memakan biaya.

          Perubahan perubahan sosioteknis. Perubahan perubahan sosial dan teknologis juga merupakan tantangan bagi organisasi dalam mempertahankan efektifitas kerja para karyawannya. Sebagai contoh, perubahan budaya yang bersangkutan dengan sikap terhadap tenaga kerja wanita menyebabkan banyak organisasi harus merancang kembali kegiatan pengorganisasiannya.

          Perputaran karyawan (employee turn over)

Sangat sulit diperkirakan, kegiatan-kegiatan pengembagan harus mempersiapkan para karyawan organisasi sekarang untuk menggantikan  mereka yang keluar atau meninggalkan organisasi untuk pindah ke organisasi lain.

          PENGEMBANGAN ORGANISASI

Pengembangan organisasi (organization development, atau disingkat OD) adalah suatu pendekatan yang sistematik terpadu dan terencana untuk meningkatkan eektivitas organisasi. Ini dirancang untuk memecahkan masalah-masalah yang merintangi efisiensi pengoprasian pada semua tigkatan.. berbagai masalah tersebut mencakup kurangnya kerja sama (kooperasi), desentralisasi yang berlebihan dan kurang cepatnya komunikasi. OD berkaitan dengan aspek-aspek terapan perilaku organisasi atau dengan perubahan yang direncanakan dalam organisasi-organisasi yang kompleks.

Pendekatan modern untuk manajemen perubahan dan pengembangan sumber daya manusia disebut pengembangan organisasi.

DESAI N DAN STRUKTUR ORGANISASI FORMAL

DESAI N DAN STRUKTUR ORGANISASI FORMAL

BAB V
DESAIN DAN STRUKTUR ORGANISASI FORMAL
Struktur organisasi formal disusun adalah untuk membantu pencapaian tujuan organisasi dengan lebih efektif. Organisasi formal harus memiliki tujuan atau sasaran supaya tahu bagaimana menjalankan organisasi untuk mencapainya. Tanpa tujuan organisasi tidak memiliki perencanaan, dan bila organisasi tidak memiliki perencanaan maka tak akan ada ketentuan tentang jalannya organisasi. Selain itu tujuan diperlukan untuk menilai keberhasilan suatu organisasi. Tujuan organisasi ini akan menentukan struktur organisasi, yaitu dengan menentukan seluruh tugas pekerjaan, hubungan antar tugas, batas wewenang dan tanggung jawab untuk menjalankan masing-masing tugas tersebut. Struktur organisasi merupakian suatu kerangka yang menunjukkan seluruh kegiatan-kegiatan untuk pencapaian tujuan organisasi, hubungan antar fungsi-fungsi, serta wewenang dan tanggung jawabnya. Struktur mencerminkan mekanisme-mekanisme formal dengan mana organisasi dikelola.
Struktur organisasi formal mempunyai dua muka ; pertama, model struktur, dimana kita dapat mempergunakan prinsip-prinsip teori organisasi , dan kedua, dimensi-dimensi dasar struktur yang akan menentukan kegiatan-kegiatan dan hubungan-hubungan yang harus dilakukan dan tingkat spealisasi yang dapat diberikan.
Dalam pemiliha suatu strategi dan struktur untuk mengimplementasikannya, para manajer harus mempertimbangan pengaruh lingkungan eksternal terhadap organisasi. Hubungan antara strategi, struktur dan lingkungan dapat dipandang dari dua perspektif utama(lihat gambar 5-1)





Gambar 5-1. Hubungan antara strategi, struktur dan lingkungan.
LINGKUNGAN EKSTERNAL dan STRUKTUR.
Dalam pembahasan pengaruh lingkungan pada desain organisasi secara terperinci kita perlu membedakan tiga tipe lingkungan sebagai berikut:
1. Lingkungan stabil, yaitu lingkungan dengan sedikit atau tanpa perubahan yang tidakdiperkirakan atau tiba-tiba.
2. Lingkungan berubah (changing environment), yaitu lingkungan dimana inovasi mungkin terjadi dalam setiap atau semua bidang yang telah disebut di atas produk, pasar, hokum,atau teknologi.
3. Lingkungan bergejolak (turbulent environment), kemajuan teknologi merubah secara drastik desain desain produk dan metoda-metoda produksi.

Lingkungan Eksternal

Dimensi
Lingkungan Internal




Internasional








Gambar 5-2. Strategi dan lingkungan internal dan eksternal organisasi





Teknologi dan struktur

Menurut woodward, atas dasar hasil studinya, ada sejumlah hubungan antara proses teknologi dan struktur organisasi, yang dapat diuraikan sebagai berikut :
1. Semakin kompleks teknologi semakin besar jumlah manager dan tingkatan manajemen.
2. Rentang manajemen para manager lini pertama meningkat dari produksi unit ke masa dan kemudian turun dari produksi masa ke proses.

Model-model struktur organisasi

Struktur organisasi merupakan perwujudan yang menunjukan hubungan di antara fungsi-fungsi dalam suatu organisasi serta wewenang dan tanggung jawab setiap anggota organisasi yang menjalankan masing-masing tugasnya. Para manager di harapkan dapat menetukan prilaku para anggota organisasi untuk menempatkan pada suatu posisi dalam struktur, suatu posisi yang menetapkan siapa “ Boss” nya yang di “harus” kan dan siapa bawahan yang di “anggap” nya.

Pengembangan istilah diharuskan dan dianggapnya digunakan untuk menggarisbawahi kenyataan bahwa setiap orang dalam organisasi. Bahkan pada tingkat terendah. Tidak berprilaku sesuai ketentuan yang berlaku pada posisinya.

Pandangan akan kenyataan-kenyataan tersebut harus kita pegang dalam menguji anggapan-anggapan mengenai sifat dan kemampuan manusia yang mendasari munculnya berbagai macam struktur organisasi, serta bila kita menganalisa cara bagaimana variable-variabel teknologi dan lingkungan membatasi atau mempengaruhi bentuk-bentuk struktur organisasi. Suatu bentuk struktur yang muncul sesuai dengan kondisi-kondisi yang ada akan menjadi kurang efektif karena adanya para anggota organisasi yang mencoba utnuk mengalihkan hubungan-hubnungan yang telah ditetapkan untuk memenuhi keingnannya sendiri.

Model Sumber Daya Manusia

Implikasi model sumber daya manusia pada struktur organisasi, walaupun abstrak adalah jelas. Model ini berpendapat bahwa pada hakikatnya manusia mempunyai kemampuan untuk mempelajari pengarahan dan pengendalian diri lebih kreatif daripada pekerjaan mereka sekarang, dan bahwa tugas manager adalah menciptakan suatu lingkungan dimana mereka dapat meningkatkan sumbangan kapasitasnya pada organisasi.

Dimensi-dimensi dasar struktur organisasi

Pembagian kerja

Seperti telah dikemukakan di muka, desain organisasi secara esential menyangkut penyusunan suatu organisasi (Perusahaan) untuk mencapai effektifitas optimum. Dengan norma-norma rasionalitas (Efisiensi) organisasi di rancang untuk memungkinkan tercapainya tujuan dimana individu-individu tidak dapat mencapainya sendiri. Usaha-usaha lebih dari satu orang, sejalan dengan berkembanganya organisasi, akan mencapai suatu tingkat kompleksitas tertentu. Oleh karena itu, para anggota organisasi dihadapkan pada dua perhatian pokok :
1. Pembagian kerja yang dilaksanakan, dan
2. Penetuan basis yang tepat untuk pengelompokan kegiatan-kegiatan agar menghasilkan satuan-satuan kerja yang efisien dan menguntungkan bagi organisasi secara keseluruhan.
Pembagian atau dekomposisi seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan menjadi unsur-unsur kerja yang semakin kecil disebut “ Pembedaan horizontal “ atau lebih dikenal dengan istilah “ Pembagian kerja” (Divison Of Labour).
Secara ringkas dapay dinyatakan bahwa pembagian kerja akan mempengaruhi tingkat prestasi organisasi melalui minimisasi ketergantungan pada individu-individu tertentu atau keterampilan-keterampilan khusus, dan gerakan-gerakan atau perpindahan yang percuma komponen-komponen pekerjaan besar.

BERBAGAI FUNGSI YANG MELEKAT PADA STRUKTUR ORGANISASI

Pengembangan struktur organisasi formal bersangkutan juga dengan penyusunan hubungan-hubungan yang terjadi dalam struktur. Beberapa diantaranya dilakukan secara formal, tetapi sebagian besar dicapai melalui aturan pengembangan formal. Kegiatan-kegiatan dan hubungan-hubungan sebagai fungsi-fungsi structural yang terjadi secara garis besar dapat diperinci sebagai berikut:
1. Wewenang, arti wewenang (authority) adalah hak melakukan sesuatu atau memerintah orang lain untuk melakukan sesuatu. Wewenang ada bila seorang manajer mempunyai hak untuk memberi perintah dan tugas, serta menilai pelaksanaan kerja karyawan yang bekerja untuk nya
2. Kekuasaan, kekuasaan (Power) kekuasaan adalah kemampuan untuk melakukan sesuatu.
3. Tanggung jawab, tanggung jawab (responsibility) adalah kewajiban untuk melakukan sesuatu. Dalam organisasi tanggung jawab adalah kewajiban seseorang untuk melaksanakan tugas atau fungsi organisasi.
4. Akuntabilitas, accountability adalah faktor di luar individu dan perasaan pribadinya.